E-Rechnungen ab 2025 Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies folgt der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetzes.

Rechnungen mit beispielsweise Word zu erstellen ist dann nicht mehr ohne Weiteres möglich.

Was bedeutet das für Unternehmen?

E-Rechnungen sind nicht einfach nur digitale Rechnungen; sie müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, dass sie einen spezifischen XML-Datensatz enthalten müssen, der die relevanten Rechnungsdaten für eine maschinelle Verarbeitung bereitstellt. In Deutschland erfüllen Formate wie der XStandard oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderungen.

Übergangsfrist und Anpassungszeitraum

Es gibt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, während der Unternehmen noch Papierrechnungen oder herkömmliche PDF-Rechnungen versenden dürfen.

Für Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Rechnungsstellungsprozesse anpassen müssen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten:

1. Informieren Sie sich über die Anforderungen: Unternehmen sollten sich mit der europäischen Norm EN 16931 vertraut machen und verstehen, welche Elemente eine E-Rechnung enthalten muss.
2. Wählen Sie das richtige Format: Entscheiden Sie sich für ein E-Rechnungsformat, das den deutschen Anforderungen entspricht, wie z.B. XStandard oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
3. Aktualisieren Sie Ihre Systeme: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen im erforderlichen Format zu erstellen und zu verarbeiten.
4. Schulung der Mitarbeiter: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter, die mit der Rechnungsstellung befasst sind, geschult werden, um mit dem neuen System umgehen zu können.
5. Testen Sie das System: Vor dem Stichtag sollten Unternehmen ihr System testen, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert und E-Rechnungen ordnungsgemäß erstellt und versendet werden können.
6. Kommunizieren Sie mit Ihren Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über den Wechsel zu E-Rechnungen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
7. Nutzen Sie die Übergangsfrist: Die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 gibt Unternehmen Zeit, ihre Prozesse schrittweise umzustellen und sich an das neue System zu gewöhnen.

Unterstützung bei der Umsetzung des ZUGFeRD Standards und der Einführung von E-Rechnungen leisten wir gerne.

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